BTW voor starters in 2026 — KOR, tarieven en factureren zonder fouten

BTW is voor veel starters het lastigste fiscale puzzelstuk in het eerste jaar. Niet omdat de regels ingewikkeld zijn — die zijn redelijk overzichtelijk — maar omdat de gewoontes ontbreken. Dit artikel geeft je het kader, plus de drie meest voorkomende valkuilen.

• 21% — standaardtarief. De meeste diensten en producten vallen hieronder.
• 9% — verlaagd tarief. Voor voedingsmiddelen, boeken, kapper, schilderwerk aan woningen ouder dan 2 jaar, fietsenmaker, personenvervoer.
• 0% / vrijgesteld — onderwijs, medische zorg, financiële diensten, bepaalde verhuur. Hier ben je geen BTW verschuldigd én mag je géén BTW aftrekken op inkopen.

Bij twijfel over jouw tarief: kijk in het BTW-tariefoverzicht van de Belastingdienst of vraag het na in een gesprek met je boekhouder.

Bij een jaaromzet onder €20.000 mag je kiezen voor de KOR:

• Geen BTW op je facturen — handig richting particuliere klanten die de BTW niet kunnen terugvragen
• Geen BTW-aangifte — bespaart administratietijd
• Geen aftrek voorbelasting — je kunt BTW op zakelijke inkopen níet terugvragen

De KOR klinkt aantrekkelijk, maar is niet altijd voordeliger. Twee situaties waar de KOR meestal niet werkt:

1. Veel B2B-klanten: zakelijke klanten kunnen jouw BTW gewoon terugvragen, dus voor hen maakt het geen verschil. Jij verliest de aftrek op je inkopen — netto duurder.
2. Grote opstart-investering: bij een investering van €5.000 incl. BTW betaal je circa €870 BTW. Onder de KOR kun je die niet terugvragen — onder de reguliere regeling wel.

Tip: de keuze voor KOR is voor 3 jaar bindend. Reken het door voor je tekent.

1. BTW niet apart zetten

De BTW die je van klanten ontvangt is geen omzet — het is geld dat je doorgeeft aan de Belastingdienst. Zet het direct op een aparte rekening (een tweede zakelijke spaarrekening werkt prima). Anders gebruik je het ongemerkt en kom je bij het kwartaal-einde in de knel.

Vuistregel: 21% van elke binnenkomende betaling direct doorboeken naar de BTW-rekening.

2. Factuur zonder verplichte velden

Een wettelijk geldige factuur bevat:

• Jouw naam + adres + KVK-nummer + BTW-id
• Klantgegevens
• Factuurnummer (oplopend, zonder gaten — sla geen nummers over)
• Datum + omschrijving van het werk
• Bedrag exclusief BTW
• BTW-tarief en BTW-bedrag apart vermeld
• Totaal inclusief BTW

Boekhoudpakketten doen dit automatisch. Handmatig vergeet je gegarandeerd iets — meestal het BTW-id of het oplopende factuurnummer.

3. Aangifte vergeten of te laat doen

De BTW-aangifte is meestal per kwartaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Bij hoge omzet kan de Belastingdienst je op een maandelijkse aangifte zetten.

Termijn: aangifte én betaling moeten binnen één maand ná het kwartaal binnen zijn. Een week te laat = €68 boete. Twee weken te laat = oplopende verzuimboete.

Zet de aangifte-data in je agenda zodra je inschrijving rond is.

1. BTW-id ontvangen (komt automatisch na KVK-inschrijving)
2. Aparte BTW-spaarrekening openen
3. Boekhoudpakket kiezen met BTW-aangifte-functie
4. Eerste factuurtemplate maken met alle wettelijke velden
5. Aangifte-data in je agenda zetten

• Belastingdienst — BTW-tarieven
• Belastingdienst — KOR
• Belastingdienst — Factuureisen