BTW voor starters in 2026 — KOR, tarieven en factureren zonder fouten

BTW is voor veel starters het lastigste fiscale puzzelstuk in het eerste jaar. Niet omdat de regels ingewikkeld zijn — die zijn redelijk overzichtelijk — maar omdat de gewoontes ontbreken. Dit artikel geeft je het kader, plus de drie meest voorkomende valkuilen.

• 21% — standaardtarief. De meeste diensten en producten vallen hieronder.
• 9% — verlaagd tarief. Onder meer voor voedingsmiddelen, boeken, personenvervoer, het werk van een kapper, het repareren van fietsen en schilderwerk aan woningen ouder dan 2 jaar.
• 0% — bijvoorbeeld bij levering van goederen aan een ondernemer in een ander EU-land, onder voorwaarden. Je rekent geen btw, maar de btw op je eigen kosten mag je wél aftrekken.
• Vrijgesteld — onder meer onderwijs, medische zorg en financiële diensten. Je rekent geen btw, en de btw op je eigen kosten mag je niet aftrekken.

Bij twijfel over jouw tarief: kijk in het btw-tariefoverzicht van de Belastingdienst of vraag het na in een gesprek met je boekhouder.

Is je omzet niet meer dan €20.000 per kalenderjaar, in het jaar dat je je aanmeldt én in het jaar daarvoor? Dan mag je kiezen voor de KOR:

• Geen BTW op je facturen — handig richting particuliere klanten die de BTW niet kunnen terugvragen
• Geen BTW-aangifte — bespaart administratietijd
• Geen aftrek voorbelasting — je kunt BTW op zakelijke inkopen níet terugvragen

De KOR klinkt aantrekkelijk, maar is niet altijd voordeliger. Twee situaties waar de KOR meestal niet werkt:

1. Veel B2B-klanten: zakelijke klanten kunnen jouw BTW gewoon terugvragen, dus voor hen maakt het geen verschil. Jij verliest de aftrek op je inkopen — netto duurder.
2. Grote opstart-investering: bij een investering van €5.000 incl. BTW betaal je circa €870 BTW. Onder de KOR kun je die niet terugvragen — onder de reguliere regeling wel.

Tip: stoppen met de KOR kan per de eerste dag van een aangiftetijdvak (meestal een kwartaal); afmelden doe je uiterlijk 4 weken van tevoren. Daarna kun je de rest van dat jaar en het jaar erop niet opnieuw meedoen. Doorrekenen vóór je je aanmeldt, kan dus helpen.

1. BTW niet apart zetten

De BTW die je van klanten ontvangt is geen omzet — het is geld dat je doorgeeft aan de Belastingdienst. Veel ondernemers zetten het direct op een aparte rekening (een tweede zakelijke spaarrekening werkt prima). Zo gebruik je het niet ongemerkt, en is het einde van het kwartaal geen verrassing.

Rekenvoorbeeld: bij 21% btw is ruim 17% van een binnenkomende betaling btw (21/121). Van €121 is €21 btw.

2. Factuur zonder verplichte velden

Een wettelijk geldige factuur bevat:

• Jouw naam + adres + KVK-nummer + BTW-id
• Klantgegevens
• Factuurnummer (oplopend, zonder gaten — sla geen nummers over)
• Datum + omschrijving van het werk
• Bedrag exclusief BTW
• BTW-tarief en BTW-bedrag apart vermeld
• Totaal inclusief BTW

Boekhoudpakketten doen dit automatisch. Handmatig vergeet je gegarandeerd iets — meestal het BTW-id of het oplopende factuurnummer.

3. Aangifte vergeten of te laat doen

De BTW-aangifte is meestal per kwartaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Bij hoge omzet kan de Belastingdienst je op een maandelijkse aangifte zetten.

Termijn: aangifte én betaling moeten binnen één maand ná het kwartaal binnen zijn. Een week te laat = €68 boete. Twee weken te laat = oplopende verzuimboete.

De aangiftedata in je agenda zetten zodra je inschrijving rond is, voorkomt dat je een termijn mist.

1. BTW-id ontvangen (komt automatisch na KVK-inschrijving)
2. Aparte BTW-spaarrekening openen
3. Boekhoudpakket kiezen met BTW-aangifte-functie
4. Eerste factuurtemplate maken met alle wettelijke velden
5. Aangifte-data in je agenda zetten

• Belastingdienst — BTW-tarieven
• Belastingdienst — KOR
• Belastingdienst — Factuureisen